Rooster, OV en AFAS: waarom mobiliteit bij grote organisaties nergens samenkomt

Er is een roosterpakket, zoals Inplanning, Ortec, Nedap ONS of SDB. Er is AFAS voor de uitbetaling. En bij veel organisaties ook nog een NS Business Card of ander OV-abonnement erbij. Alles registreert wel iets, maar niemand ziet het geheel.

Een rooster zegt niet alles

Thuiswerkdagen en woon-werkdagen worden doorgaans vanuit het rooster vastgelegd en naar AFAS geëxporteerd voor de uitbetaling. Handig, tot een medewerker ziek is, verlof opneemt of tijdelijk op een andere locatie werkt. Dan klopt het vaste patroon niet meer, maar wordt er vaak toch gewoon doorbetaald volgens het oude schema. Veel organisaties werken daarom met roostercycli waarvan iedereen weet dat ze niet helemaal kloppen, simpelweg omdat er geen alternatief is.

Voor dienstreizen geldt hetzelfde probleem, maar dan omgekeerd. Die worden apart in AFAS geregistreerd, los van wat er in het rooster of bij de NS Business Card gebeurt. Zo kan een medewerker met het OV naar kantoor zijn gereisd én daarnaast gewoon een kilometervergoeding declareren. Niemand doet dat expres, het is simpelweg nergens zichtbaar dat het dubbel is.

De leidinggevende kan het niet controleren

Voor leidinggevenden is dit misschien wel de grootste frustratie. Om te beoordelen of een declaratie klopt, moeten ze het rooster raadplegen, de NS-gegevens checken en de AFAS-registratie erbij pakken. Dat is in de praktijk niet te doen, dus gebeurt het ook niet. Beoordelen wordt afvinken, en fouten blijven onopgemerkt tot de accountant of de Belastingdienst ernaar vraagt.

Het probleem zit dus niet in slecht gedrag van medewerkers. Het zit in een landschap waarin rooster, reis en verloning nooit met elkaar praten.

Wat CoreCubes anders doet

Wij trekken die driehoek van roosterpakket, OV/NS en AFAS samen. Bij ziekenhuizen en zorginstellingen, maar net zo goed bij onderwijsinstellingen en organisaties in de publieke sector. Of je nu met Inplanning, Ortec, Nedap ONS of SDB werkt, we koppelen de roosterdata aan de mobiliteitsregistratie en de verwerking in AFAS. Een medewerker heeft dan één plek waar reizen, thuiswerkdagen en woon-werkverkeer inzichtelijk zijn en geboekt kunnen worden. Geen drie apps meer naast elkaar.

Voor de leidinggevende is het verschil misschien nog wel groter. Klopt een declaratie met wat er in het rooster staat? Is er voor diezelfde rit al OV gebruikt? Dat zie je gewoon, in plaats van dat je het moet uitzoeken (en dus meestal niet doet).

En het werkt ook bij grotere instellingen met meerdere groepen medewerkers en uiteenlopende regelingen, wat in de praktijk vaak de reden is waarom organisaties toch maar bij één regeling voor iedereen blijven. Niet omdat dat eerlijk is, maar omdat het beheersbaar aanvoelt. Daar komt na de koppeling verandering in: verschillende regelingen naast elkaar, netjes verwerkt in AFAS.

Minder correcties, minder frustratie

Het resultaat is minder tijd kwijt aan administratie voor medewerkers, minder handmatige correcties bij verzuim of verlof, en geen dubbele vergoedingen meer die achteraf teruggevorderd moeten worden. Voor leidinggevenden betekent het dat beoordelen weer echt beoordelen is, in plaats van giswerk.

Werk je met een roosterpakket naast AFAS en een NS Business Card of ander OV ernaast? Grote kans dat je dit herkent. Plan een adviesgesprek in, dan kijken we samen waar het bij jullie precies vastloopt.

Meer lezen? Bekijk hoe je kiest tussen NS Business Card, eigen OV-kaart of een gesloten mobiliteitskaart, lees over reiskosten declareren in AFAS met planning & agenda of hoe je woon-werk automatisch corrigeert bij dienstreizen.