Bij Omgevingsdienst West-Holland zetten professionals zich dagelijks in voor een gezonde, veilige en duurzame leefomgeving. Dat doen ze voor twaalf gemeenten en de provincie Zuid-Holland. Dit werk betekent veel reisbewegingen: inspecties, overleggen, kantoorwerk en thuiswerken wisselen elkaar continu af.
Toch werkte de organisatie lange tijd met een vaste maandelijkse woon-werkvergoeding. Dienstreizen werden apart gedeclareerd via AFAS. Administratief eenvoudig, maar steeds minder passend bij de praktijk. Tijdens AFAS Open raakte Lisette, HR-adviseur, in gesprek met CoreCubes. Haar vraag was helder: hoe zorgen we dat medewerkers vergoed krijgen naar hoe ze écht reizen en stimuleren we ze om duurzaam te reizen?
De overstap betekende een fundamentele verandering. In plaats van een vast bedrag per maand, declareert iedere medewerker nu per dag zijn woon-werkverkeer, dienstreizen, thuiswerkdagen en overige kosten in één applicatie. Alles geïntegreerd met AFAS.
Volgens Lisette en Rob, functioneel beheerder, zit de grootste winst in de eerlijkheid en transparantie. Medewerkers krijgen betaald op basis van hun daadwerkelijke reisgedrag en leidinggevenden hebben beter inzicht in de declaraties. Het systeem sluit aan bij hoe mensen werken.
De administratieve last is niet afgenomen, maar dat was bij de start ook niet het uitgangspunt. Waar eerder een vaste vergoeding werd uitgekeerd, worden reisbewegingen nu gecontroleerd. Toch was dat een bewuste keuze. Voor een publieke organisatie weegt transparantie zwaarder dan administratieve eenvoud.
De adoptie verliep soepel en het beheer is overzichtelijk. Maanden kunnen eenvoudig worden aan- of uitgezet. Verder is nauwelijks onderhoud nodig.
Voor Omgevingsdienst West-Holland betekende de overstap geen kleine optimalisatie, maar een modernisering van hun mobiliteitsbeleid. Van een vaste vergoeding naar een eerlijk, ritgebaseerd model dat past bij de werkelijkheid van vandaag.