Reiskosten declareren in AFAS met planning & agenda
Met de Declaratieoplossing van CoreCubes wordt het declareren van reiskosten zoals woonwerk en dienstreizen in AFAS sneller, makkelijker en WPM proof!
Reiskosten declareren in AFAS gaat over alle zakelijke ritten die een medewerker maakt: woon-werkverkeer, dienstreizen en het openbaar vervoer daartussenin. Met de declaratieoplossing van CoreCubes bovenop AFAS Profit leg je die ritten vast, laat je ze automatisch beoordelen en verwerk je ze direct in de payroll. Dit is de complete gids over hoe dat werkt, van invoer tot goedkeuring.
Het handmatig invoeren van reisinformatie is namelijk niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. In deze blog bespreken we hoe je data rechtstreeks uit je planning of agenda kunt halen, en hoe je reizen kunt kopiëren om het declaratieproces te vereenvoudigen.
Haal data rechtstreeks uit je Planning of Agenda
Met de CoreCubes applicatie kun je eenvoudig bestemmingen importeren uit je agenda of planningssysteem. Dit bespaart tijd en verhoogt de nauwkeurigheid. De integratie ondersteunt populaire agenda's en planningssoftware zoals Outlook, Google Agenda en AFAS Profit Agenda. Door deze directe import hoef je geen gegevens meer handmatig in te voeren, wat de kans op fouten vermindert en het proces versnelt. Hiernaast is het mogelijk om een extern planningspakket te integreren.
Hoe werkt data importeren uit je Planning of Agenda?
- Maak een nieuwe reis aan;
- Klik op importeer uit agenda/planning
- Selecteer de gewenste items
- Pas de route waar nodig aan en sla de declaratie op.
Hieronder laten wij het kort zien in een filmpje.
De voordelen van data automatisch importeren uit je agenda
Reizen kopiëren scheelt veel repetitieve handelingen
Sommige reizen maak je regelmatig. In plaats van elke reis opnieuw in te voeren, biedt de declaratie applicatie de mogelijkheid om eerdere reizen te kopiëren. Dit bespaart tijd en zorgt voor consistentie in je declaraties. Of het nu gaat om wekelijkse klantbezoeken of maandelijkse vergaderingen, met een paar klikken zijn je reizen gekopieerd en klaar voor declaratie.
Hoe werkt kopiëren van reizen?
- Selecteer een eerdere Reis: Zoek een eerdere reis die je wilt kopiëren.
- Kopieer en Bewerk: Kopieer de reis en pas indien nodig details aan. Dit kan eenvoudig door de drag-and-drop functionaliteit
- Opslaan en Declareren: Sla de nieuwe reis op en voeg deze toe aan je declaraties.
Klaar voor de werkgebonden Personenmobiliteit (WPM)
Onze oplossing ondersteunt ook Werkgebonden Personenmobiliteit (WPM), wat betekent dat je eenvoudig verschillende vormen van zakelijke mobiliteit kunt beheren en declareren. Dit omvat niet alleen reizen met de auto of het openbaar vervoer, maar ook fiets- en voetgangersreizen. Door deze veelzijdigheid kun je alle vormen van zakelijke mobiliteit nauwkeurig bijhouden en declareren. Hierdoor kun je voldoen aan de wet terwijl je een enorme efficiënte slag maakt in het declaratieproces.
Woon-werk, dienstreizen en onkosten in dezelfde stroom
Reiskosten staan niet los van de rest. In dezelfde oplossing regel je ook de lastigere gevallen die in de praktijk het meeste werk kosten:
- Woon-werk correctie en automatische splitsing, zodat een dienstreis die bij huis begint niet dubbel wordt vergoed.
- Woon-werk binnen dienstreizen in AFAS automatisch berekenen en corrigeren.
- Onkosten declareren op de juiste onkostensoort, met AI die de bon uitleest.
Doordat het allemaal in één applicatie zit, gelden overal dezelfde regels en dezelfde beoordelingsflow. Uren, mobiliteit en declaraties komen samen op één plek en verwerken automatisch in AFAS.
CoreCubes helpt je sneller en minder foutgevoelig declareren
Met de Declaratieoplossing van CoreCubes wordt het declareren van reiskosten eenvoudiger en efficiënter. Door bestemmingen rechtstreeks uit je agenda of planningssysteem te importeren en reizen te kopiëren, bespaar je tijd en minimaliseer je de kans op fouten. Dit maakt het een een onmisbare tool voor elke organisatie die streeft naar efficiëntie en nauwkeurigheid in hun administratieve processen.
Voor meer details over onze declaratieoplossing, bekijk de demo video hier en lees onze eerdere blogpost over het Het beste declaratieproces.
Veelgestelde vragen over reiskosten declareren in AFAS
Welke reiskosten kan ik in AFAS declareren met CoreCubes?
Alle zakelijke mobiliteit: woon-werkverkeer, dienstreizen, openbaar vervoer en ook fiets- en voetgangersritten. Doordat de oplossing bovenop AFAS Profit draait, verwerk je alles op de juiste looncomponenten zonder handmatige invoer.
Kan ik ritten uit mijn agenda of planning importeren?
Ja. Je haalt bestemmingen rechtstreeks uit Outlook, Google Agenda of AFAS Profit Agenda, en je kunt ook een extern planningspakket koppelen. Terugkerende ritten kopieer je in een paar klikken, zodat je niets dubbel hoeft in te voeren.
Voldoet dit aan de WPM?
De oplossing legt per rit het vervoermiddel en de afstand vast, precies de gegevens die je nodig hebt voor de Wet werkgebonden personenmobiliteit. Je rapportage komt daarmee rechtstreeks uit je declaraties in plaats van uit losse lijstjes.
Hoe voorkom ik dat woon-werk en dienstreizen dubbel worden vergoed?
CoreCubes corrigeert het woon-werkdeel automatisch binnen een dienstreis. Hoe die automatische splitsing werkt, lees je in het aparte artikel daarover.
Heb je interesse? Bekijk onze productpagina en maak een afspraak!
Verder lezen
Meer weten over reiskosten en mobiliteit in AFAS? Bekijk wat onze oplossing voor jouw organisatie kan betekenen.
