Onkosten declareren in AFAS: sneller, slimmer en altijd op de juiste post

Onkostendeclaraties zijn voor veel medewerkers een belangrijk onderdeel van hun werk. Zakelijke uitgaven horen thuis in de administratie en een goede vergoeding begint bij een correct ingediende bon. Toch loopt het proces in de praktijk vaak vast. Bonnen worden te laat ingediend, verkeerd gecategoriseerd of handmatig overgetypt met alle fouten van dien.

Het gevolg? Kosten die niet meetbaar zijn, managers die te veel tijd kwijt zijn aan beoordelen, en medewerkers die gefrustreerd raken door een omslachtig declaratieproces in AFAS.

Met de CoreCubes app pakken we dat anders aan.

AI leest de bon uit, inclusief de juiste onkostensoort

Je maakt een foto van je bon, of je uploadt hem direct vanuit je telefoon of AFAS InSite. CoreCubes leest automatisch de datum, omschrijving en het bedrag uit. Maar het belangrijkste: de app boekt de bon op de juiste onkostensoort, niet een generieke categorie, maar de onkostensoort die past bij jouw eigen AFAS-inrichting.

Dat is precies waar veel organisaties tegenaan lopen. Medewerkers weten niet altijd het verschil tussen representatiekosten, parkeerkosten of materiaalkosten. Met CoreCubes hoeven ze dat ook niet te weten. De AI kijkt naar de beschikbare onkostensoorten in jouw omgeving en maakt zelfstandig de meest logische keuze. In 95% van de gevallen klopt dit direct.

Het resultaat: kosten die wél meetbaar zijn, rapportages die kloppen en een administratie die je kunt vertrouwen.

Meerdere bonnen tegelijk uploaden, dat is het verschil

AFAS heeft zelf ook de mogelijkheid om bonnen met AI uit te lezen. Maar dat doe je één voor één. CoreCubes doet het in bulk.

Wil een medewerker aan het einde van de maand de hele map in één keer insturen? Selecteer alle bonnen tegelijk, via de onkostendeclaratie app op mobiel of via AFAS InSite, en CoreCubes leest ze achter elkaar uit. Twee drukken op de knop, en de hele stapel is verwerkt.

Dat scheelt niet een paar seconden per bon. Dat scheelt een medewerker die elke maand tien minuten zit te klikken, en een manager die hetzelfde stapeltje bonnetjes één voor één goedkeurt.

En als de bon niet leesbaar is?

Soms zit er een vouw in de bon, of is de scan te wazig. In dat geval vraagt CoreCubes de medewerker om de ontbrekende informatie handmatig aan te vullen. Zo blijft de datakwaliteit hoog, ook als de foto niet perfect is.

Heeft er een menselijke correctie plaatsgevonden? Dan krijgt de manager daar automatisch een signaal van. Zo weet de beoordelaar precies welke bonnen AI heeft geverifieerd en welke de medewerker zelf heeft aangepast.

De manager beoordeelt alleen wat ertoe doet

AI-geverifieerde bonnen hoeven niet allemaal langs de manager. Je kunt instellen dat deze bonnen steekproefsgewijs worden goedgekeurd, een aanpak die we ook toepassen bij reisdeclaraties. De manager focust op de uitzonderingen: de bonnen waar iets mee is, of waar een menselijke correctie heeft plaatsgevonden. Niet op het doorklikken van honderd regels die allemaal kloppen.

Minder werk, meer zekerheid. En het systeem blijft transparant: medewerkers weten dat controle altijd mogelijk is.

Na goedkeuring: direct verwerkt in AFAS

Zodra de manager goedkeurt, worden de onkosten naadloos verwerkt op de juiste onkostensoorten en looncomponenten in AFAS. Geen extra handeling vanuit de salarisadministratie. Geen correctierondes achteraf.

Tijdwinst voor de medewerker. Tijdwinst voor de manager. En een administratie zonder handmatige invoerfouten, waardoor jouw kostenstructuur eindelijk wél inzichtelijk wordt.

Meer weten over de volledige declaratieoplossing van CoreCubes? Bekijk wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen, van bonnen uploaden tot expense management volledig geïntegreerd in AFAS.

Wil je zien hoe dit werkt in jouw AFAS-omgeving? Plan een vrijblijvende demo en we laten het je live zien.