Vrijwilligersvergoeding 2027: grip op vergoedingen en reiskosten van vrijwilligers

Bij een zorginstelling, welzijnsorganisatie of bibliotheek draaien vaak honderden vrijwilligers mee. Ze rijden cliënten naar het ziekenhuis, begeleiden activiteiten of helpen bij de balie. Voor veel van hen hoort daar een vergoeding bij, en vaak ook reiskosten. Precies daar zit een grens die je per vrijwilliger moet bewaken.

Maximale vrijwilligersvergoeding in 2026 en 2027

In 2026 mag een organisatie een vrijwilliger onbelast vergoeden tot maximaal € 5,75 per uur, € 220 per maand en € 2.200 per jaar. Voor vrijwilligers jonger dan 21 jaar is het uurmaximum € 3,40. De bedragen voor de vrijwilligersvergoeding in 2027 zijn nog niet bekend. Zodra ze er zijn, werken we deze blog bij.

De vrijstelling geldt alleen onder voorwaarden. De organisatie moet bijvoorbeeld een ANBI, een sportvereniging of niet vennootschapsbelastingplichtig zijn. De vrijwilliger is niet in dienst, doet het werk niet als beroep en de vergoeding mag niet in verhouding staan tot het werk. Met andere woorden: de vergoeding is niet marktconform.

Eén grens over, en alles is belast

Dit is het punt waar het in de praktijk misgaat. Komt een vrijwilliger boven één van de maxima uit, per uur, per maand of per jaar, dan wordt niet alleen het bedrag erboven belast. Dan is de hele vergoeding van dat jaar belast.

Voor de vrijwilliger zelf kan dat vervelend uitpakken. Een vrijwilligersvergoeding kan gevolgen hebben voor toeslagen of een uitkering. Wie per ongeluk over de grens gaat, merkt dat soms pas een jaar later. Adviseer vrijwilligers met een uitkering of toeslag daarom altijd om dit na te gaan bij de betreffende instantie.

Reiskosten en onkostenvergoeding voor vrijwilligers: werkelijke kosten tellen apart

Naast een vrijwilligersvergoeding kun je vrijwilligers ook de kosten vergoeden die ze werkelijk maken, zoals reiskosten. Een onkostenvergoeding voor werkelijk gemaakte en aantoonbare kosten telt niet mee voor de grens van de vrijwilligersvergoeding. Voorwaarde is dat je die kosten apart vastlegt en kunt onderbouwen, bijvoorbeeld met de gereden kilometers per rit of een OV-bewijs.

Een vast bedrag "voor reiskosten" zonder onderbouwing is geen kostenvergoeding, maar telt gewoon mee als vrijwilligersvergoeding. Daarmee schuift een vrijwilliger soms ongemerkt richting de grens. Twijfel je over je kilometertarief of je regeling voor vrijwilligers? Stem het af met je fiscalist.

Waarom het in de praktijk misgaat

Bij veel organisaties leveren vrijwilligers hun kilometers en onkosten aan via een formulier, een mailtje of een Excel-lijst bij de coördinator. Iemand op de administratie zet het over. Vergoeding en reiskosten lopen door elkaar, en de totalen per vrijwilliger worden pas aan het eind van het jaar opgeteld, als het te laat is om nog bij te sturen.

Met een paar vrijwilligers is dat te overzien. Met tweehonderd niet.

Hoe CoreCubes hierbij helpt

Met het vrijwilligersportaal van CoreCubes declareren vrijwilligers hun kilometers en onkosten digitaal, op dezelfde manier als medewerkers dat doen. De coördinator beoordeelt, en de declaraties worden verwerkt in AFAS. Omdat ritten en onkosten per stuk worden vastgelegd, heb je de onderbouwing van de werkelijke kosten altijd bij de hand, los van de vrijwilligersvergoeding.

Werken jullie met veel vrijwilligers en is de administratie eromheen nog handwerk? Plan een adviesgesprek, dan laten we zien hoe het vrijwilligersportaal werkt in jullie AFAS-omgeving.