Onkostenbeheer in de publieke sector: grip zonder extra werkdruk

Wie is er verantwoordelijk voor het beoordelen van onkosten in jouw organisatie? De leidinggevende? De salarisadministratie? Allebei een beetje?

Voor veel gemeenten, provincies en omgevingsdiensten is dit geen retorische vraag. Het antwoord is vaak: "Dat wisselt, en het werkt eigenlijk niet goed."

De uitdaging: wie beoordeelt de onkosten?

AFAS predikt de ESS/MSS-gedachte: medewerkers registreren zelf, leidinggevenden beoordelen. In theorie logisch, want de leidinggevende kent de context. Hij weet wie er op welke dag waar was, wat het doel was van de afspraak.

Maar in de praktijk lopen gemeenten steeds tegen hetzelfde probleem aan: leidinggevenden hebben hier simpelweg geen tijd voor. Declaratieregels worden dan massaal goedgekeurd zonder inhoudelijke check, of de verantwoordelijkheid schuift door naar de salarisadministratie.

Die SA heeft wél de tijd, maar mist de context. Ze weten niet welke medewerker op welke dag waar was, of een bepaalde uitgave past bij de functie, of een bonnetje van vrijdagavond thuishoort bij een zakelijk diner of bij een privéafspraak.

Resultaat: óf er wordt te weinig gecontroleerd, óf de controle kost onevenredig veel tijd zonder dat het echt iets oplevert.

Slimme steekproeven: niet alles controleren, maar wél de juiste dingen

De eerste stap om dit op te lossen is het loslaten van de gedachte dat alles beoordeeld moet worden.

Met steekproeven in CoreCubes controleer je een willekeurig deel van de boekingen, volledig configureerbaar naar het beleid van jouw organisatie. De selectie is aantoonbaar random, wat ook voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.

Maar wat CoreCubes verder doet: steekproeven worden automatisch uitgebreid wanneer er bijzonderheden zijn. Geen blinde steekproef, maar een slimme. Het systeem vergroot de kans op controle bij boekingen die om extra aandacht vragen.

Voorbeelden van bijzonderheden die automatisch worden opgepakt:

• Een onkostenboeking op een dag dat de medewerker verlof of verzuim had geregistreerd.
• Declaraties op niet-werkdagen, zoals weekenden of feestdagen.
• Ongebruikelijk hoge bedragen voor een bepaalde onkostensoort.

Zo kom je als SA of leidinggevende precies bij de boekingen terecht die er écht toe doen.

AI-controle op bonnetjes: meer zekerheid, minder handwerk

Het beoordelen van onkosten draait voor een groot deel om bonnetjes. En bonnetjes controleren is tijdrovend, foutgevoelig en frustrerend.

CoreCubes ondersteunt AI-scanning van bonnetjes. Wat dat in de praktijk betekent:

• Automatisch de juiste onkostensoort. Op basis van het bonnetje boekt het systeem direct de juiste categorie. Geen interpretatieverschillen meer tussen medewerker en administratie.
• Verificatie van ingevulde gegevens. Klopt het bedrag op het bonnetje met wat de medewerker heeft ingevuld? Klopt de datum? Past het bij de context van de boeking? De AI controleert dit automatisch.
• Afwijkingen gaan terug naar de medewerker. Klopt er iets niet? Dan krijgt de medewerker als eerste een melding met het verzoek om verantwoording. Niet de leidinggevende, niet de SA, de medewerker zelf.
• Extra signalering bij wijzigingen na AI-scan. Wanneer een medewerker de boeking daarna alsnog aanpast, krijgt de leidinggevende een gerichte melding. Zo blijft controle mogelijk zonder dat de leidinggevende alle boekingen hoeft door te nemen.

Bonnetjes in bulk insturen

Veel medewerkers in de publieke sector declareren niet dagelijks, maar sparen bonnetjes op. Aan het einde van de week of de maand zoeken ze alles bij elkaar, wat leidt tot tijdverlies en vergeten declaraties.

Met CoreCubes kunnen medewerkers een volledige map met bonnetjes in één keer insturen. Het systeem verwerkt de afbeeldingen automatisch en koppelt ze aan de juiste boekingen op basis van datum, bedrag en onkostensoort.

Minder drempels voor medewerkers betekent snellere en completere declaraties, en minder achterstallig werk voor de administratie.

Minder druk op de leidinggevende, meer grip voor de organisatie

De combinatie van slimme steekproeven, AI-controles en gerichte signalering zorgt voor een fundamenteel andere verdeling van de beoordelingslast.

De leidinggevende hoeft niet meer alles te beoordelen. Hij of zij krijgt alleen een melding wanneer er iets is dat echt aandacht verdient. De SA heeft overzicht zonder context te moeten raden. En de medewerker voelt verantwoordelijkheid, omdat het systeem eerlijk en transparant is ingericht.

Dat is precies waar een goed declaratieproces om draait: niet meer controle, maar betere controle.

Dezelfde aanpak geldt niet alleen voor onkosten. In AFAS lopen onkosten, reiskosten en dienstreizen door dezelfde declaratiestroom. Lees hoe je onkosten declareren in AFAS automatiseert met AI die de bon op de juiste onkostensoort boekt, of bekijk de complete gids over reiskosten declareren in AFAS.