Grip op het beoordelingsproces: van overspoelde takenlijst naar gerichte steekproef

Leidinggevenden die alles moeten beoordelen, beoordelen uiteindelijk niets goed. Niet omdat ze het niet willen, maar omdat een takenlijst met tientallen openstaande boekingen per medewerker geen overzicht biedt. AFAS-partner CoreCubes koos daarom voor een andere filosofie: niet alles half controleren, maar een fractie van de boekingen wél goed.

Het probleem: te veel taken, te weinig overzicht

Bij vrijwel elke AFAS-klant zien we hetzelfde patroon. Een leidinggevende of beoordelaar heeft een takenlijst met alle diverse taken erdoorheen: declaraties, urenboekingen, mobiliteitsregistraties, allemaal op één hoop. Al snel staan er tientallen taken open per medewerker.

Het gevolg is voorspelbaar. Controleren kost tijd die er niet is, dus wordt alles in één keer goedgekeurd. Niet uit onverschilligheid, maar omdat de taak simpelweg te groot is geworden om nog serieus te nemen. Leidinggevenden doen zo alles net niet: ze keuren goed zonder echt te kijken.

Waarom AFAS-taken hier tekortschieten

Het standaard takenoverzicht in AFAS is niet gebouwd op dit soort volume. Beoordelaars missen overzicht over wat er openstaat en waarom, en kunnen niet meerdere regels tegelijk beoordelen. Elke boeking is een losse actie. Bij vijf boekingen is dat geen probleem. Bij vijftig per medewerker, verspreid over een team, wordt het ondoenlijk.

De aanpak: multi-select en gerichte steekproeven

In het beoordeelscherm van CoreCubes werkt dit anders. Boekingen zijn te selecteren en in bulk te beoordelen, zodat een leidinggevende in één keer door een reeks vergelijkbare regels heen kan. Maar de kern van de aanpak zit niet in sneller klikken. Die zit in de keuze om niet alles te controleren.

In plaats van elke boeking te beoordelen, controleer je een deel: steekproefsgewijs en volledig random. Filtermogelijkheden helpen om dat deel gericht te maken, zodat de aandacht naar de boekingen gaat die dat het meest nodig hebben.

Bijzonderheden opsporen: van kilometerdeclaratie tot niet-roosterdag

Naast de random steekproef signaleert het scherm boekingen die om een andere reden opvallen. Een kilometerdeclaratie terwijl uit de NS-businesskaart blijkt dat de medewerker die dag ook met de trein heeft gereisd. Een boeking die samenvalt met verlof of verzuim. Of een boeking op een dag die helemaal geen roosterdag is.

Dat zijn geen boekingen die je aan het toeval overlaat. Ze komen los van de random steekproef naar boven, zodat een leidinggevende ze sowieso onder ogen krijgt.

Het resultaat: medewerkers scherp, organisatie fiscaal in orde

De Belastingdienst staat niet toe dat je blind uitbetaalt aan medewerkers. Steekproefsgewijs en random controleren voldoet aan die eis, zonder dat het beoordelen een dagtaak wordt.

Het effect gaat verder dan compliance. Weten dat een boeking gecontroleerd kán worden, houdt medewerkers scherp op wat ze invoeren, ook als niet elke boeking daadwerkelijk wordt bekeken. Voor de leidinggevende betekent het dat beoordelen weer behapbaar is: geen tientallen losse taken meer, maar een overzichtelijk deel waar daadwerkelijk naar gekeken wordt.