OV-chipkaart verdwijnt eind 2027: wat betekent OVpay voor zakelijk reizen?

De OV-chipkaart gaat verdwijnen. Voor de meeste reizigers betekent dat vooral een nieuwe pas in de brievenbus, of voortaan inchecken met je bankpas. Voor werkgevers ligt het ingewikkelder. Want hoe medewerkers zakelijk reizen, bepaalt ook hoe je vergoedt, controleert en verwerkt in AFAS. En niet elke manier van reizen verandert op dezelfde manier.

Wat er verandert: OV-chipkaart, OV-pas en OVpay

Sinds eind 2025 is de nieuwe OV-pas beschikbaar, de opvolger van de OV-chipkaart. De uitfasering van de OV-chipkaart staat gepland voor eind 2027. Het definitieve besluit over het moment waarop de OV-chipkaart niet meer wordt geaccepteerd, wordt naar verwachting in 2027 genomen.

Daarnaast kan iedereen al inchecken met een bankpas, creditcard of telefoon. Dat heet OVpay. Handig voor wie af en toe reist, maar voor zakelijk reizen zitten er een paar haken aan.

Zakelijk inchecken met je bankpas: handig, maar duurder

Wie met een bankpas incheckt, betaalt het volle tarief. NS biedt abonnementen en kortingsproducten alleen aan op de OV-pas, niet op de betaalpas. Een medewerker die vaak reist en zakelijk met zijn bankpas incheckt, reist dus duurder dan nodig.

Daar komt bij dat privé en zakelijk op dezelfde pas terechtkomen. De medewerker schiet de kosten voor, moet achteraf uitzoeken welke ritten zakelijk waren en declareert die. Voor de beoordelaar is het weer een losse declaratie zonder koppeling met de rest van de registratie.

Medewerkers met een eigen OV-kaart die declareren

Veel organisaties werken met medewerkers die met hun eigen OV-chipkaart reizen en hun zakelijke ritten declareren. Die medewerkers moeten de komende tijd over naar de OV-pas. Het principe blijft hetzelfde: zelf betalen, reisoverzicht opvragen, declareren.

De overstap is wel een natuurlijk moment om je af te vragen of dit nog de beste route is. Voorfinanciering door de medewerker, losse declaraties en weinig zicht op wat er werkelijk gereisd wordt, blijven de nadelen.

Waar de NS Business Card staat

De NS Business Card is een zakelijke kaart die NS zelf uitgeeft. De reiskosten worden achteraf aan de werkgever gefactureerd, de medewerker schiet niets voor en kortingsabonnementen kunnen op de kaart worden gezet. Op dit moment loopt de NS Business Card nog niet via OVpay. Hoe de kaart zich na de overstap precies verhoudt tot de OV-pas, communiceert NS. Voor werkgevers blijft het model hetzelfde: één factuur, reisgegevens per rit en geen gedoe met voorschieten.

In onze blog over NS Business Card, eigen OV-kaart of gesloten mobiliteitskaart leggen we uit waarom wij voor grote organisaties kiezen voor de NS Business Card als basis, met declareren voor de uitzonderingen.

Wat je als werkgever in 2027 kunt voorbereiden

Breng eerst in kaart hoe medewerkers nu reizen: wie heeft een NS Business Card, wie reist met een eigen kaart en declareert, en wie checkt al in met een bankpas. Kijk daarna of je reiskostenregeling nog aansluit. Een regeling die uitgaat van een OV-chipkaart, moet op termijn hoe dan ook worden aangepast. Neem daarin ook mee wat je verwacht van medewerkers met een eigen OV-pas: welk reisoverzicht leveren ze aan, en hoe vaak?

Let ook op de verwerking in AFAS. Komen OV-kosten via declaraties, via een maandfactuur of allebei binnen? Dan is de kans groot dat dezelfde reis soms dubbel wordt vergoed, bijvoorbeeld met OV naar kantoor en daarnaast een kilometervergoeding. Lees hoe dat ontstaat in rooster, OV en AFAS.

Hoe CoreCubes hiermee omgaat

In het Dagboek van CoreCubes is de NS Business Card gekoppeld, in samenwerking met Trein-Vertraging. De reisgegevens van de kaart komen in hetzelfde overzicht als de declaraties, thuiswerkdagen en woon-werkverkeer van de medewerker. De beoordelaar ziet in één keer of er voor dezelfde dag al met OV is gereisd, en alles wordt verwerkt in AFAS.

Ben je aan het nadenken over hoe jullie zakelijk reizen na 2027 inrichten? Plan een adviesgesprek, dan kijken we samen naar de beste route voor jullie organisatie.