Van foutgevoelige Excel-koppeling naar één druk op de knop: reisurenberekening bij K_Dekker

Aannemingsbedrijf K_Dekker bouw & infra liet de reisurenberekening voor zijn vaklieden vroeger lopen via een AFAS Excel Analyse met een externe webservice. Dat was foutgevoelig: iedere maand moest ICT er weer aan te pas komen. AFAS-partner CoreCubes bouwde er, met behulp van het Nodge-platform, een maatwerkapplicatie voor binnen AFAS InSite. Binnen twee weken stond de applicatie klaar in productie.

De situatie: reisuren berekenen volgens de bouw-cao

Bij K_Dekker draait de afdeling salarisadministratie de reisurenberekening voor zo'n 70 vaklieden. Rick Klijbroek, Hoofd ICT bij K_Dekker, is verantwoordelijk voor de IT-omgeving van de organisatie.

Reisuren in de bouw-cao worden berekend op basis van het aantal kilometers en of iemand bestuurder of meerijder is. Dat rekenwerk was arbeidsintensief. K_Dekker wilde niet dat vaklieden zelf kilometers moesten uitrekenen en ook niet dat de salarisadministratie alle kilometers en reisuren met de hand moest berekenen.

Er lag al een oplossing: de invoer van de rit ging via AFAS Pocket, gevolgd door een AFAS Excel Analyse waarin een webservice werd aangeroepen die de kilometers berekende. Dat kon vervolgens worden geïmporteerd. In principe werkbaar, maar in de praktijk ontbraken projectadressen of stonden ze fout, wat herstelacties vergde. De webservice werkte niet altijd in één keer goed. Daar kwamen extra kosten voor de webservice nog bij. "Doordat er vaak wat mis gaat, is ICT eigenlijk iedere maand nodig om deze import goed te laten lopen," vertelt Klijbroek. Daar wilde K_Dekker vanaf.

De oplossing: ritten ophalen uit AFAS en automatisch boeken

K_Dekker koos voor een maatwerkapplicatie, gebouwd door CoreCubes op het Nodge-platform.

De applicatie haalt de geboekte ritten op uit AFAS, berekent op basis van huisadres en projectadres het aantal kilometers en rekent dat om naar reisuren volgens de cao-tabel. Met een druk op de knop worden de uren in AFAS geboekt en worden ze uitbetaald aan de medewerker. De applicatie is volledig geïntegreerd in AFAS InSite via een integratiepagina en de data wordt niet in een losse database opgeslagen. Daarnaast zijn alle instellingen direct aan te passen in de applicatie zelf zodat K_Dekker zelf in controle blijft.

Voor Klijbroek gaf vooral de snelheid en de plek van de applicatie de doorslag: de oplossing kon binnen korte tijd ontwikkeld worden, draait binnen AFAS InSite als tool voor de salarisadministrateur en de kosten voor een externe webservice vervallen.

"Inzet ICT is niet meer nodig, en fouten worden aan de voorkant afgevangen."

Klijbroek noemt de samenwerking prettig: de uitdaging stond snel op tafel. Er lag snel een eerste conceptversie. Feedback werd snel verwerkt en de doorlooptijd van idee tot oplossing was kort. Intake, bouw en testen namen samen 2 dagen in beslag. Vanaf de start van de opdracht ging de applicatie binnen 2 weken in productie; de tijd ertussen zat vooral in het testen door K_Dekker zelf.

Het resultaat: salarisadministratie zonder ICT, minder fouten

Sinds de livegang verloopt de verwerking sneller en met minder fouten. Klijbroek noemt dat er nu een aanzienlijke tijdsbesparing is in dit proces. De salarisadministratie hoeft niet meer op ICT te wachten en bepaalt zelf wanneer de verwerking plaatsvindt. De rest van de organisatie merkt er weinig van: het werk zat vooral in de backoffice. Er zijn geen gegevens meer die los in Excel-bestanden zitten; alles blijft binnen AFAS.

Aan de vraag welk type organisatie hij maatwerkapplicaties op het Nodge-platform zou aanraden, antwoordt Klijbroek:

"Iedere onderneming die binnen de bestaande software net wat functies mist die wel heel veel op kunnen leveren."

En aan wie twijfelt om met CoreCubes een maatwerkapplicatie op het Nodge-platform te bouwen, heeft hij een simpel advies:

"Probeer het gewoon eens. Een eerste concept heb je al binnen 1 tot 2 dagen staan."