Klantverhaal Gemeente Altena

Declareren bij gemeenten: een dagelijkse uitdaging

Bij Gemeente Altena met 600 medewerkers was het declaratieproces een dagelijkse uitdaging. Charella Ekelschot, HR-medewerker:

"Elke dag werd een declaratie. Medewerkers moesten aparte Excel-bestanden invullen voor dienstreizen, woon-werkverkeer en thuiswerkdagen. Kilometers handmatig berekenen. En dan alles nóg een keer invoeren in AFAS InSite."

Voor medewerkers in de buitendienst was het systeem vooral onwerkbaar. "Collega's met meerdere tussenstops per dag verloren veel tijd aan administratie. En wij bij salarisadministratie aan het controleren en corrigeren van fouten."

Pilot publieke sector: gebruiksvriendelijkheid als beslisfactor

De gemeente organiseerde een pilot-sessie op locatie waarin verschillende declaratie-oplossingen naast elkaar werden afgewogen.

"CoreCubes kwam als beste naar voren. De gebruiksvriendelijkheid was het verschil. En ondanks onze complexe regelingen konden we alle businessrules automatiseren."

Implementatie declaratiesysteem: soepele adoptie in 7 maanden

De implementatie bij deze publieke organisatie verliep opvallend vlot.

"We hadden één testdag en zagen dat gemeenteambtenaren van alle leeftijden en functies met een hele korte uitleg zelf aan de slag konden. Een introductiefilmpje en wat inloopspreekuren, meer was niet nodig."

Het resultaat voor de gemeentelijke organisatie:

• 600 medewerkers declareren nu via app of mobiel
• Buitendienst boekt moeiteloos meerdere tussenstops per dag
• Geen handmatige kilometerberekeningen meer
• Geen dubbele invoer in systemen
• AFAS-koppeling zorgt voor naadloze integratie
• Automatische controle, fouten via het systeem niet meer mogelijk

"Medewerkers zijn een stuk sneller klaar met declareren en daar hebben we veel positieve reacties op gekregen. Ook voor de salarisadministratie scheelt het een hoop tijd bij het verwerken van reiskostenvergoedingen."

Beheer declaratiesysteem gemeente: simpel en overzichtelijk

"Wij bij HR hebben de beheerrechten en gebruiken dit met name om naar specifieke declaraties te kijken wanneer er een vraag over is. Het declaratiedashboard geeft real-time inzicht in ingediende en openstaande declaraties. Verder staat alles goed ingericht en hebben we er weinig omkijken naar."

En bij vragen? "Het contact met de servicedesk is fijn en snel."

Aanbeveling voor gemeenten en publieke sector

"Wij zouden CoreCubes aan elke gemeente en publieke organisatie aanbevelen. Het is erg gebruiksvriendelijk, minder foutgevoelig en levert veel tijd op. Ook bij complexe CAO-regelingen en verschillende medewerkerscategorieën werkt het uitstekend."

Charella Ekelschot, HR-medewerker Gemeente Altena