Van Excel-rompslomp naar één app: urenregistratie op de werkplaatsen bij De Forensisch Zorgspecialisten

In 2026 is De Forensisch Zorgspecialisten (hierna DFZS) gestart met het Nodge-platform. AFAS-partner CoreCubes bouwde op het platform een applicatie voor het schrijven van uren op de werkplaatsen. De applicatie ging binnen twee weken van intake naar productie.

De situatie: patiënturen uitbetalen via AFAS

DFZS levert kennis en diensten in de forensische ggz: diagnostiek, behandeling en re-integratie voor mensen met ernstige psychiatrische problemen die strafbaar gedrag hebben vertoond. Er werken zo'n 1300 collega's.

Op de werkplaatsen van de Van der Hoeven Kliniek, onderdeel van DFZS, werken patiënten. Hun uren moeten worden geregistreerd en uitbetaald. Melvyn Fiawo, functioneel applicatiebeheerder AFAS ERP, is verantwoordelijk voor de inrichting en doorontwikkeling van AFAS binnen de organisatie. Per 1 januari 2026 maakte DFZS de overstap: de uren van patiënten zouden voortaan via AFAS worden uitbetaald.

Uren boeken per week of per regel in AFAS zelf was geen optie: de hoeveelheid regels die werkmeesters moesten boeken was groot, en er kwam bedrijfsspecifieke logica bij kijken, zoals snipperopbouw. Een AFAS Analyse was daarom de eerste oplossing.

Het probleem: uren bijhouden in Excels naast AFAS

In de praktijk betekende dit: werkmeesters hielden de uren van patiënten bij in Excels die uit de AFAS Analyse werden gegenereerd, en stuurden die één keer per vier weken naar de administratie voor uitbetaling.

Die vier weken waren het probleem. Vonden er tussentijds patiëntmutaties plaats in AFAS, dan moesten er extra Excels worden opgestart. En het hele traject, van invullen tot het maken van de imports, was zeer foutgevoelig. Uiteindelijk werd alles netjes uitbetaald, maar elke periode bracht dezelfde rompslomp en hetzelfde foutrisico met zich mee. De administratie was er bovendien een volledige maandag per periode aan kwijt.

De oplossing: een maatwerkapplicatie op het Nodge-platform

DFZS koos voor een maatwerkapplicatie, gebouwd door CoreCubes op het Nodge-platform. De app brengt uren boeken, saldo-opbouw en stamdatabeheer samen op één plek, en rekent volgens de bedrijfsspecifieke rekenregels van DFZS, inclusief de snipperopbouw.

Waarom CoreCubes? Fiawo:

"Het team. Na een aantal gesprekken werd de professionaliteit, bewezen ervaring en kraakheldere visie duidelijk."

CoreCubes en Nodge komen uit hetzelfde team: Nodge levert het platform, CoreCubes bouwt er de applicaties op. Die combinatie vertaalde zich direct in tempo: van intake naar een app in productie binnen twee weken.

"De snelheid waarmee we met het Nodge-platform applicaties bouwen is ongekend. En met een opdrachtgever zoals Melvyn, die heel goed de specificaties kan beschrijven, gaat dit in een tempo waar ik zelf nog aan moet wennen."

– Koen Freriks, mede-oprichter van CoreCubes

Het resultaat: een maandag terug en fouten die niet meer kunnen

De administratie was voorheen een hele maandag kwijt aan het verwerken van de ingestuurde Excels. Die maandag is nu vrij voor ander werk. De foutgevoeligheid is drastisch verminderd, simpelweg omdat bepaalde fouten in de tool niet meer gemaakt kúnnen worden. En de frustratie bij werkmeesters over het bijhouden van de Excels is verdwenen.

De livegang zelf?

"Letterlijk applaus. Twee collega's gaven elkaar een knuffel. Collega's kwamen naar me toe met 'echt goed gedaan', 'eindelijk gaan we weer vooruit' en 'hè hè, dit is wat het had moeten zijn'," vertelt Fiawo. "Ik heb twee weken lang met een enorm opgeblazen hoofd rondgelopen."