Kilometerregistratie met GPS: zo werkt de CoreCubes RouteTracker

Een wijkverpleegkundige rijdt op een gewone dag langs zes adressen. Tussen de cliënten door nog even langs het steunpunt, aan het eind van de dag terug naar huis. Kilometers declareren gebeurt pas aan het eind van de maand, met de agenda erbij en een routeplanner open. Een korte rit tussen twee cliënten staat nergens genoteerd en verdwijnt. Met kilometerregistratie via GPS hoeft niemand die puzzel nog te leggen.

Wat de RouteTracker doet

De CoreCubes RouteTracker is een app voor iOS en Android die zakelijke ritten automatisch registreert met GPS. Elke rit landt direct in het week- en maandoverzicht van het Dagboek, berekend volgens de reisregeling die voor die medewerker geldt. De medewerker hoeft geen kilometers meer op te zoeken of terug te rekenen, en de declaratie wordt automatisch ingestuurd naar AFAS.

Hieronder lopen we door hoe dat in de praktijk werkt, van de eerste rit tot de verwerking in AFAS.

Starten: met één tik of automatisch via tijdvakken

De medewerker koppelt zijn telefoon één keer aan zijn account, door een QR-code te scannen in zijn gebruikersprofiel. Daarna zijn er twee manieren om een registratie te starten.

De eerste is met één tik. Handig voor medewerkers die af en toe zakelijk rijden, bijvoorbeeld naar een overleg op een andere locatie. Ze starten de registratie als ze instappen en ronden hem af als ze aankomen.

De tweede is automatisch via ingestelde tijdvakken. Dat past bij medewerkers die een groot deel van de dag onderweg zijn, zoals in de ambulante zorg of bij inspecties en toezicht. De registratie start dan vanzelf binnen het afgesproken tijdvak, zonder dat iemand eraan hoeft te denken.

Onderweg: de route wordt op de achtergrond vastgelegd

Tijdens een actieve registratie legt de app de route via GPS vast op de achtergrond. De medewerker kan gewoon navigeren, bellen of zijn telefoon wegleggen. Zolang de registratie loopt, staat er een zichtbare notificatie op de telefoon. Het is dus altijd duidelijk dat de app aan het registreren is.

Maakt de medewerker tussendoor privékilometers, bijvoorbeeld om boodschappen te doen of een kind op te halen, dan pauzeert hij de registratie en hervat hij die daarna weer. Privéritten komen zo niet in de registratie terecht. In de app ziet hij de gereden route terug op een kaart.

Na de rit: aanvullen, insturen en nog even kunnen corrigeren

Na het afronden van de rit kan de medewerker de details aanvullen: een omschrijving, het type vervoermiddel en het type reis. Daarna wordt de reisdeclaratie automatisch ingestuurd. De gereden kilometers hoeft hij niet meer zelf in te vullen.

Een rit die net is ingestuurd, staat nog niet meteen definitief in AFAS. Per boekingssoort stel je in na hoeveel minuten een boeking definitief wordt. Tot dat moment blijft hij een concept, zodat de medewerker een fout nog zelf kan herstellen.

En omdat een registratie ook weleens vergeten wordt, of juist blijft doorlopen nadat de laatste rit erop zit, stuurt de app herinneringen.

Van GPS-rit naar declaratie in AFAS

Een GPS-registratie is pas waardevol als de rit daarna ook goed wordt verwerkt. Ritten uit de RouteTracker komen direct in het week- en maandoverzicht en worden berekend volgens de regeling van de medewerker. Begint een dienstreis vanaf huis, dan wordt het woon-werkdeel automatisch gecorrigeerd en wordt aanvullende informatie over die correctie meegestuurd in de toelichting naar AFAS. Lees meer over woon-werk automatisch corrigeren bij dienstreizen.

Voor de beoordelaar staat de rit niet op zichzelf. Het beoordeelscherm toont ook alle andere boekingen van dezelfde medewerker op die dag, met hun status. Een GPS-rit beoordeel je zo in samenhang met bijvoorbeeld een thuiswerkdag of een OV-reis op diezelfde dag. Geen losse lijsten meer met kilometers, geen exportbestanden en geen extra portaal naast AFAS.

GPS en privacy: registreren zonder te volgen

De eerste vraag die we horen bij GPS-registratie komt meestal van de functionaris gegevensbescherming of de ondernemingsraad. Terecht, want een systeem dat geschikt is om gedrag of prestaties van medewerkers te controleren, valt onder het instemmingsrecht van de OR. Betrek ze daarom vanaf het begin.

De RouteTracker is zo gebouwd dat hij registreert, niet volgt. De app legt alleen een route vast tijdens een actieve registratie: één die de medewerker zelf start, of één die start binnen een tijdvak dat vooraf is afgesproken. Zolang de registratie loopt, ziet de medewerker dat aan de notificatie op zijn telefoon. Maakt hij tussendoor privékilometers, dan pauzeert hij de registratie, zodat die ritten niet worden vastgelegd. Herinneringen voorkomen dat een registratie onbedoeld blijft doorlopen. En het doel is helder afgebakend: zakelijke ritten vastleggen voor de vergoeding.

Aan de slag met de RouteTracker

De RouteTracker is te downloaden in de App Store en de Google Play Store en werkt samen met het Dagboek in AFAS. Voor de app is een aparte licentie nodig. Lees de release van augustus 2026 voor de volledige lijst met functies.

Zijn er in jullie organisatie veel medewerkers onderweg? Plan een adviesgesprek, dan laten we zien hoe kilometerregistratie met GPS werkt in jullie AFAS-omgeving.