Hybride werken is de norm. Medewerkers werken deels thuis, deels op kantoor en zijn daarnaast onderweg voor afspraken of projecten. Voor organisaties betekent dit een groeiende complexiteit in woon-werk en dienstreisvergoedingen. Hoe voorkomt je dubbele vergoedingen, onduidelijke regels en tijdrovende administratie?
De woon-werk correctie functionaliteit van de CoreCubes app zorgt dat elke organisatie, ongeacht de gekozen vergoedingsstructuur, grip houdt op kosten én gebruikersgemak. Hieronder leest u hoe CoreCubes omgaat met de drie meest voorkomende woon-werk logica’s.
1. Alles declareren, maximale flexibiliteit met slimme verwerking
De situatie
In deze opzet declareren medewerkers achteraf hun gewerkte dagen en reisbewegingen. Ze geven aan of ze thuis, op kantoor of extern hebben gewerkt en ontvangen daarvoor een vergoeding.
Dit model biedt flexibiliteit, maar vraagt veel administratieve handelingen. Zeker wanneer medewerkers dagelijks moeten boeken, kan dit tijdrovend zijn en ontstaat er snel onduidelijkheid tussen woon-werk en dienstreizen.
De toepassing binnen CoreCubes
CoreCubes vereenvoudigt dit proces volledig. Medewerkers boeken hun werkdagen en reisbewegingen tot 10 keer sneller dankzij een intuïtieve app en slimme standaardinstellingen.
Daarnaast maakt de app automatisch onderscheid tussen woon-werk ritten en dienstreizen. Wanneer een medewerker een externe afspraak boekt, herkent CoreCubes welke kilometers onder woon-werk vallen en welke onder dienstreis. Deze worden vervolgens als losse boekingen verwerkt en op aparte looncomponenten in AFAS gezet.
Dit betekent voor uw organisatie:
- Correcte verwerking op de juiste looncomponenten
- Geen handmatige splitsingen achteraf
- Minder kans op fouten in de salarisverwerking
- Volledig inzicht in woon-werk versus dienstreiskosten
De businesscase zit hier niet alleen in tijdsbesparing voor de eindgebruikers, maar ook in een foutloze en efficiënte verwerking richting AFAS. Wat voorheen handmatig moest worden gesplitst, gebeurt nu automatisch en consistent.
2. Vaste vergoeding, zonder dubbele uitbetaling
De situatie
Veel organisaties werken met een vaste thuiswerk of woon-werk vergoeding. Dienstreizen worden apart gedeclareerd. In de praktijk leidt dit regelmatig tot dubbele vergoedingen, bijvoorbeeld wanneer een medewerker op een vaste kantoordag een externe afspraak heeft en zowel de vaste woon-werk vergoeding als de dienstreis declareert.
Dit zorgt voor onnodige kosten en complexe controles achteraf.
De toepassing binnen CoreCubes
CoreCubes voorkomt dubbele uitbetaling automatisch. Wanneer een medewerker een dienstreis boekt op een dag waarop normaal een woon-werk vergoeding geldt, corrigeert het systeem automatisch de woon-werk reis.
Hierdoor:
- Worden dubbele vergoedingen niet uitbetaald
- Hoeft HR geen handmatige controles uit te voeren
- Blijven vergoedingen compliant met interne regelingen
- Worden kosten beheerst zonder extra administratieve druk
De woon-werk correctie werkt volledig op de achtergrond, zonder dat dit de medewerker belemmert in het boeken van zijn of haar reis.
3. Maatwerk regelingen, maximale flexibiliteit in beleid
De situatie
Organisaties hanteren steeds vaker maatwerkregelingen. Denk aan:
- Duurzaamheidstoeslagen
- Vergoedingen gekoppeld aan specifieke vervoersmiddelen
- Leaseauto constructies
- Stimulering van openbaar vervoer
- Combinaties van vaste en variabele vergoeding
Deze regelingen maken het beleid aantrekkelijker, maar ook complexer.
De toepassing binnen CoreCubes
CoreCubes ondersteunt alle mogelijke vormen van woon-werk logica. Vergoedingen kunnen gekoppeld worden aan specifieke, bijvoorbeeld duurzame vervoersmiddelen. OV gebruik kan actief worden gestimuleerd via aangepaste vergoedingsstructuren.
De woon-werk correctie functionaliteit zorgt ervoor dat ook binnen complexe regelingen automatisch de juiste vergoeding wordt toegepast. Zo blijft het beleid uitvoerbaar, controleerbaar en schaalbaar.
Je krijgt de vrijheid om mobiliteitsbeleid in te richten zoals het past bij jouw organisatie, zonder dat dit leidt tot extra administratieve lasten.
Eén platform, volledige controle over woon-werk en dienstreizen
Of je nu werkt met volledige declaraties, vaste vergoedingen of een hybride model, CoreCubes zorgt dat de logica klopt. Automatische correcties voorkomen dubbele uitbetalingen, versnellen het proces voor medewerkers en geven HR en Finance realtime inzicht in kosten.
De woon-werk correctie functionaliteit is geen extra module, maar een slimme standaard binnen de CoreCubes app. Dat betekent minder handmatig werk, minder fouten en meer grip op mobiliteitskosten.
Wilt u weten hoe de woon-werk logica binnen jouw organisatie geoptimaliseerd kan worden? Ontdek hoe CoreCubes uw mobiliteitsproces eenvoudiger, sneller en kostenefficiënter maakt.