Een herkenbaar probleem binnen veel organisaties: er zijn te veel declaraties om te beoordelen, maar controle blijft noodzakelijk.
Leidinggevenden hebben het vaak te druk en keuren liever alles in één keer goed. Of de salarisadministratie neemt de controles over, om zeker te zijn dat alles klopt.
Dat leidt meestal tot één van twee situaties:
1. Te weinig controles - Waardoor fouten ontstaan.
2. Te veel controles - waardoor het proces onnodig veel tijd kost.
Om daar een gezonde middenweg in te vinden, hebben we een nieuwe functionaliteit ontwikkeld: Steekproeven in de beoordeling.
Liever tien regels nauwkeurig beoordelen, dan honderd regels blind accepteren.
Minder werk, meer zekerheid
Met steekproeven hoef je niet langer alle regels te beoordelen, maar controleer je alleen een willekeurig deel. En dat is niet zomaar willekeurig, de selectie is echt random, waardoor deze ook voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
Het principe is vergelijkbaar met wat je ziet bij de zelfscankassa in de supermarkt. Niet elke klant wordt gecontroleerd, maar af en toe pakt het systeem willekeurig iemand eruit om de boodschappen te laten checken. Dat voelt eerlijk, is efficiënt en houdt iedereen scherp. Precies dat effect creëren we met steekproeven binnen de beoordeling.
Een positief psychologisch effect
Weten dat er gecontroleerd kán worden, maakt medewerkers zorgvuldiger. Niet uit angst, maar omdat het systeem eerlijk en transparant voelt. Dat vergroot het vertrouwen in de medewerker én in de administratie.
Volledig in te richten naar je eigen beleid
Elke organisatie heeft zijn eigen wensen en grenzen, daarom zijn de steekproeven volledig te configureren. Jij bepaalt de logica die past bij jouw werkwijze. De volgende voorbeelden zien we bij onze klanten voorbij komen:
1. Parkeerkosten worden tot 20 euro automatisch goedgekeurd, hierna gaat nog 5% door een steekproefcontrole.
2. Alle reizen worden automatisch goedgekeurd, indien er meer dan 75 km dienstreis is gedeclareerd dan gaat deze nog wel door de steekproef heen.
3. Alle thuiswerkdagen gaan door een steekproef heen met 5%.
Door deze instellingen slim te gebruiken, ontstaat een gezonde balans tussen controle en efficiëntie. De werkdruk daalt, de kwaliteit stijgt en de administratie blijft volledig in control.
Op onze hulp lees je hoe je dit zelf kan instellen in de dagboek applicatie als je al klant bent!
Minder administratie, meer vertrouwen
De steekproeven maken het beoordelen niet alleen sneller, maar ook betrouwbaarder. Minder klikken, minder ruis, meer focus op wat echt belangrijk is. Net als bij de zelfscan weet iedereen: er kan een controle plaatsvinden, en dat is precies waarom het systeem werk.
Wil jij ook jouw beoordeelproces van declaraties en overige boekingen verbeteren? Neem contact met ons op via deze pagina.