Leidinggevenden kennen het probleem maar al te goed: vele regels om te beoordelen, terwijl de meeste gewoon kloppen. Het resultaat? Beoordelingen blijven liggen of worden uit gewoonte snel goedgekeurd. Zonde, want het kost tijd én het verhoogt de kans dat fouten of afwijkingen over het hoofd worden gezien.
Daarom hebben we binnen onze apps een nieuwe functionaliteit ontwikkeld: steekproeven in de beoordeling. Liever 10 regels nauwkeurig beoordelen, als 100 regels blind accepteren.
Minder werk, meer zekerheid
Met steekproeven hoef je niet langer alle regels te beoordelen, maar controleer je alleen een willekeurig deel. En dat is niet zomaar willekeurig, de selectie is echt random, waardoor deze ook voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
Het principe is vergelijkbaar met wat je ziet bij de zelfscankassa in de supermarkt. Niet elke klant wordt gecontroleerd, maar af en toe pakt het systeem willekeurig iemand eruit om de boodschappen te laten checken. Dat voelt eerlijk, is efficiënt en houdt iedereen scherp. Precies dat effect creëren we met steekproeven binnen de beoordeling.
Een positief psychologisch effect
Medewerkers weten dat hun declaraties steekproefsgewijs gecontroleerd worden. Dat gegeven zorgt er in de praktijk voor dat ze hun ritten en onkosten nauwkeuriger en eerlijker invoeren. Alleen al het idee dat er gecontroleerd kan worden, zorgt voor beter gedrag.
Volledig in te richten naar je eigen beleid
Elke organisatie heeft zijn eigen wensen en grenzen, daarom zijn de steekproeven volledig te configureren. Jij bepaalt de logica die past bij jouw werkwijze. Bijvoorbeeld:
• Declaraties onder de 10 euro: 90% automatisch goedkeuren
• Ritten onder de 100 kilometer of 100 euro: 80% goedkeuren
• Boven de 100 kilometer of 100 euro: altijd beoordelen
Door deze instellingen slim te gebruiken, ontstaat een gezonde balans tussen controle en efficiëntie. De werkdruk daalt, de kwaliteit stijgt en de administratie blijft volledig in control.
Minder administratie, meer vertrouwen
De steekproeven maken het beoordelen niet alleen sneller, maar ook betrouwbaarder. Minder klikken, minder ruis, meer focus op wat echt belangrijk is. Net als bij de zelfscan weet iedereen: er kan een controle plaatsvinden, en dat is precies waarom het systeem
Samenwerking met Oranje Consultancy
Samen met Oranje Consultancy hebben we een Webinar gehouden over het declaratieproces: