Over De Piergroep en Minters
Wij zijn Miranda Don en Simah Schuurman, HR-medewerkers bij De Piergroep en Minters. De Piergroep is een jonge organisatie, opgericht op 1 januari 2023, en fungeert als holding voor meerdere maatschappelijke stichtingen binnen het sociaal domein. Denk hierbij aan MEE Rotterdam Rijnmond, Minters, Scala Jeugdprofessionals en de wijkcentra in Vlaardingen. Ons gezamenlijke doel is om deze stichtingen te ondersteunen in hun missie, strategie en bedrijfsvoering. Door kennis en expertise te bundelen, zorgen we dat zij kunnen floreren en hun impact op de samenleving kunnen vergroten.
De zoektocht naar een passende oplossing
Begin 2025 zijn we gestart met het gebruik van AFAS voor onder andere personeels- en salarisadministratie. Tegelijkertijd gingen we op zoek naar een slimme oplossing voor het verwerken van woon-werk- en dienstreizen. Via collega-organisaties kwamen we uit bij CoreCubes. Hun oplossing viel op door de naadloze integratie met AFAS en het gebruiksgemak voor medewerkers. Na een demonstratie wisten we zeker: dit sluit aan bij onze wensen.
Van handmatig naar digitaal declareren
Voorheen verliep het declareren omslachtig en arbeidsintensief. Dankzij de implementatie van CoreCubes in combinatie met AFAS is dit nu volledig digitaal en centraal geregeld. Medewerkers dienen hun ritten eenvoudig in via het systeem, dat automatisch het verschil maakt tussen woon-werk- en dienstreizen en direct de juiste vergoedingen berekent. Daarnaast biedt het systeem een overzichtelijke maandweergave van reeds ingediende declaraties.
Een concreet verschil in de praktijk
De grootste verbetering is het gebruiksgemak: medewerkers kunnen al hun reizen op één dag in één keer indienen. Dat bespaart veel tijd en voorkomt fouten. Hoewel we nog geen exacte cijfers hebben, merken we dagelijks dat het proces soepeler verloopt, zowel voor medewerkers als voor HR en de administratie. De tijd die we besparen op controle en correctie is aanzienlijk.
Goede begeleiding bij de adoptie
Zoals bij elke verandering kostte het voor sommige medewerkers even tijd om te wennen aan het nieuwe systeem. Door duidelijke communicatie, heldere instructies en praktische ondersteuning in de vorm van handleidingen en inloopsessies konden we iedereen goed begeleiden. Inmiddels gebruiken medewerkers het systeem zelfstandig en met vertrouwen.
Samenwerking en onderhoud
Het technische beheer van de app ligt bij CoreCubes en AFAS. Binnen onze eigen organisatie zorgen wij voor actuele inhoudelijke gegevens, zoals kilometervergoedingen en gebruikersprofielen. We houden het systeem up-to-date en staan klaar om medewerkers te ondersteunen bij vragen of knelpunten. Zo zorgen we samen voor een stabiel en efficiënt werkproces.
Een efficiënter en gebruiksvriendelijker proces
De samenwerking met CoreCubes heeft voor ons een duidelijk verschil gemaakt. Het declaratieproces is efficiënter, overzichtelijker en vooral gebruiksvriendelijker geworden, zowel voor onze medewerkers als voor de hele organisatie.