Waarom overstappen van vaste mobiliteitsvergoeding naar ritgebaseerde vergoeding loont
In het afgelopen jaar hebben wij bij CoreCubes talloze organisaties begeleid in hun mobiliteitsbeleid. Wat we daarin steeds vaker zien: de vaste mobiliteitsvergoeding maakt plaats voor een vergoeding op basis van daadwerkelijk gemaakte ritten. En dat is niet zonder reden.
De charme (en valkuil) van gemak
Veel organisaties kiezen traditioneel voor een vaste vergoeding. Lekker makkelijk: weinig administratie voor de werkgever, minimale handelingen voor de medewerker. Er wordt simpelweg maandelijks een vast bedrag uitbetaald, ongeacht of iemand met de fiets, auto of trein reist – of zelfs thuiswerkt. Maar dat gemak kent een keerzijde.
• Geen zicht op daadwerkelijk reisgedrag
• Weinig mogelijkheden voor duurzame sturing
• Vragen bij fiscale rechtvaardiging
• Doorbetaling van vergoedingen bij verlof en verzuim
Kortom: je betaalt als organisatie voor mobiliteit, maar je weet niet waarvoor je betaalt.
De voordelen van ritregistratie
Steeds meer organisaties maken de switch naar een model waarbij alleen daadwerkelijke ritten worden vergoed. Dat vraagt in het begin iets meer van zowel de medewerker als de organisatie – maar levert al snel grote voordelen op:
✅ Inzicht en sturingsinformatie
Je weet precies wie wanneer reist, met welk vervoermiddel, en hoeveel dat kost. Daarmee kun je beleid maken op basis van data in plaats van aannames.
✅ Duurzaamheid stimuleren
Wil je medewerkers stimuleren om vaker de fiets te pakken? Geef dan een hogere vergoeding per kilometer voor fietsritten dan voor autoritten. Met ritregistratie heb je die flexibiliteit.
✅ CSRD en rapportageplicht? Direct geregeld.
Geen aparte enquêtes meer om duurzaamheidsrapportages te vullen: ritgegevens bieden direct input voor je CO₂-footprint en CSRD-verantwoording.
✅ Fiscale onderbouwing
Met een ritgebaseerde vergoeding voldoe je wél aan de eisen van de Belastingdienst. Geen discussies meer over thuiswerkdagen of verlofperiodes waarin vergoedingen werden doorbetaald.
✅ Beleid op infrastructuur en parkeren
Inzicht in ritgegevens helpt je om slimmere keuzes te maken rondom parkeerplekken, mobiliteitsbudgetten en infrastructuurplanning.
De praktijk: even wennen, dan winst
De overstap van een vaste naar een ritgebaseerde vergoeding is even schakelen. Zowel medewerkers als HR moeten wennen aan het nieuwe systeem. Maar onze ervaring leert: na 2 tot 3 weken weet bijna niemand meer beter. Zeker met een gebruiksvriendelijke tool die het registreren van ritten laagdrempelig en zelfs deels automatisch maakt. En hoe fijn zou het zijn als deze declaratie app volledig integreert met AFAS Insite 😉.