Vrijwilligersportaal voor AFAS: dé oplossing voor externen en vrijwilligers
Zoek je een gebruiksvriendelijke vrijwilligersportaal of vrijwilligersportal binnen AFAS? CoreCubes biedt een uitgebreide applicatie waarmee vrijwilligers, studenten en hulpkrachten eenvoudig hun vrijwilligers declaraties kunnen indienen via AFAS OutSite helemaal zonder administratieve rompslomp.
Wat is het vrijwilligersportaal van CoreCubes?
Met het vrijwilligersportaal kunnen externen – zoals vrijwilligers, studenten of hulpkrachten – moeiteloos hun onkosten en kilometers declareren binnen AFAS. Declaraties worden aangeleverd via AFAS OutSite of de mobiele app, verwerkt via AFAS InSite voor beoordeling, en uiteindelijk afgehandeld in AFAS Financieel
Voor wie is het geschikt?
Doelgroepen:
- Vrijwilligers Veelvoorkomende gebruikers met declaratiebehoefte
- Studenten en hulpkrachten Externen zonder vast dienstverband, ook declaratiegerechtigd
- Andere externen Denk aan stagiairs of zzp’ers met declaratiemogelijkheden
Hoe werkt het portaal met AFAS OutSite?
1. Externe logt in via het vrijwilligers portaal (OutSite).
2. De medewerker vult een declaratieformulier in voor kilometers of onkosten.
3. Bonnen worden automatisch herkend met AI-gestuurde scan (OCR).
4. In AFAS ontstaat automatisch een crediteur, openstaande post (inkoopfactuur) en dossieritem.
5. Declaraties worden beoordeeld via AFAS InSite, inclusief mogelijke steekproeven en afwijkingschecks.
6. Uitbetaling volgt via AFAS Financiële mutaties of als crediteurbetaling via betaalopdracht in de financiële module.
Belangrijkste kenmerken en voordelen
• Externe declaraties zoals vrijwilligers declaraties worden volledig selfservice afgehandeld
• Automatische creatie van crediteur in AFAS bij iedere nieuwe externe gebruiker.
• Declaraties worden via standaard workflows beoordeeld in AFAS InSite
• Steekproeffunctie en automatische afwijkingsflagging voor compliance en risicobeheer.
• Uitbetaling via crediteur of financieel mutatiesysteem binnen AFAS
• Mobiele app en OutSite integratie voor maximale toegankelijkheid
• Geschikt voor diverse externe doelgroepen, niet alleen vrijwilligers
Waarom kiezen voor het CoreCubes vrijwilligersportaal?
• Het is meer dan een vrijwilligersportaal – het is een complete vrijwilligersdeclartiesoftware die externen zoals studenten en hulpkrachten ondersteunt.
• Workflow en autorisatie lopen via AFAS OutSite en InSite, zodat beoordeling, autorisatie en compliance in één systeem plaatsvinden.
• De uitbetalingen verlopen soepel via de AFAS Financiële mutaties of via crediteurbetalingen, met minimale handmatige handelingen.
FAQ
• Wat zijn de verschillen tussen vrijwilligersportaal en algemene externenportal?
Het portaal is gericht op vrijwilligers, maar is geschikt voor elke externe zonder dienstverband zoals studenten en hulpkrachten.
• Hoe wordt een vrijwilliger geboekt in AFAS?
Bij eerste declaratie wordt automatisch een crediteur aangemaakt met bijbehorende dossieritem in AFAS.
• Hoe werkt uitbetaling via AFAS Financieel?
Nadat een declaratie is goedgekeurd via InSite, wordt deze omgezet naar een inkoopfactuur en verwerkt via de financiële module (betaalopdracht of crediteurmutatie).
• Is OCR inbegrepen?
Ja, bonnetjesherkenning via AI/OCR is volledig geïntegreerd binnen de portal.
Conclusie
Met het vrijwilligersportaal van CoreCubes bied je externen, van vrijwilligers tot studenten, een efficiënte, veilige manier om declaraties via AFAS OutSite te verwerken. Declareren, beoordelen in InSite, en uitbetalen via AFAS Financiële mutaties of als crediteurbetaling? Het portaal regelt het naadloos. Interesse in een demo? 👉 Vraag vandaag nog vrijblijvend informatie aan.