Leanne van Dijck is Hoofd Bedrijfsvoering bij het Algemeen Maatschappelijk Werk Midden-Limburg en het Centrum voor Jeugd en Gezin Midden-Limburg. Samen met haar collega’s zet zij zich dagelijks in voor inwoners met vragen en uitdagingen rondom opvoeden, opgroeien en het leven in brede zin.
“We bieden ondersteuning waar nodig, van informatie en advies tot trainingen, workshops en hulpverlening.”
De aanleiding
In januari 2025 startten AMW-ML en CJG-ML met AFAS HRM & Payroll. Tijdens de implementatie, kwam een bekend knelpunt opnieuw naar voren: reiskostendeclaraties. “We werkten nog met Excel-lijsten die al meer dan tien jaar oud waren. Ze waren lastig te controleren, kostten medewerkers veel invultijd en moesten jaarlijks handmatig worden aangepast door iemand die het document nog begreep.”
De verwerking richting salarisadministratie maakte het proces nog complexer. “Het vertalen van die Excel-lijsten naar de salarisverwerking was veel handmatig uitzoekwerk, zowel voor ICT als voor de salarisadministratie.”
De reden dat we aan deze Excel bestanden vast bleven houden is omdat het niet mogelijk was o.a. om meerdere reisbestemmingen in te vullen in AFAS. Hiernaast was onze reisregeling en de splitsing tussen woon-werk en dienstreis niet goed te automatiseren. Met de oplossing van CoreCubes was dit eenvoudig te regelen om een gebruiksvriendelijke manier.
Het verschil in de praktijk
Waar voorheen Excel centraal stond, werkt de organisatie nu met een volledig geïntegreerde oplossing van CoreCubes in AFAS. “Voor collega’s is het nu prettig dat er standaard reizen zijn ingericht. Het declareren vraagt weinig uitleg, de controle is eenvoudig en de salarisverwerking verloopt automatisch.”
Medewerkers kunnen ook thuiswerkdagen declareren in de applicatie. Het systeem zorgt er automatisch voor dat ze niet woon-werk en thuiswerkdagen op dezelfde dag kunnen registreren.
Dat levert direct voordelen op in de dagelijkse praktijk. Medewerkers zijn minder tijd kwijt aan administratie en fouten zijn makkelijker te voorkomen. Ook zijn de kilometers die gedeclareerd worden veel accurater dan voorheen.
Concrete tijdsbesparing
De winst zit niet alleen bij medewerkers, maar ook bij ondersteunende afdelingen. “Per medewerker besparen we ongeveer een kwartier per maand. Daarnaast was onze ICT-medewerker voorheen elke maand een half uur bezig met omzettingen, en was de salarisadministratie soms een hele dag kwijt aan verwerkingen en controles. Dat is nu grotendeels verdwenen.”
Eén geïntegreerde ervaring
Voor AMW-ML en CJG-ML betekent CoreCubes vooral rust. Minder handmatig werk, minder fouten en een declaratieproces dat logisch aanvoelt voor medewerkers én administratie.