Slimmer declareren in AFAS? Ontdek de Dagboekapplicatie van CoreCubes
Werk je met AFAS en zoek je een gebruiksvriendelijke manier om onkosten, bonnen of facturen te declareren? Dan ben je waarschijnlijk bekend met de standaardopties zoals AFAS Pocket of declareren via InSite. Toch ervaren veel organisaties dat deze basisfunctionaliteit onvoldoende is voor een écht efficiënte workflow voor declaraties.
De Dagboekapplicatie van CoreCubes is ontwikkeld als krachtige aanvulling op de AFAS-standaard. Van automatische verwerking en herkenning (OCR declaratiesoftware) tot slimme steekproeven en realtime project declaraties – deze app helpt je om tijd te besparen, fouten te voorkomen en grip te houden op kosten en compliance.
Wat biedt AFAS standaard voor declaraties?
AFAS biedt met AFAS Pocket en InSite een degelijke basis voor het indienen van declaraties. Medewerkers kunnen:
• Onkosten en kilometerdeclaraties invoeren
• Bonnen uploaden als bijlage via de mobiele camera
• Gebruikmaken van scan en herken voor het declaratiebedrag
• Declaraties ter beoordeling bij de leidinggevenden conform organigram aanbieden
• Declaraties koppelen aan kostenplaatsen of projecten
• Meerdere kilometerdeclaraties in één keer uploaden via verzameldeclaraties
Deze functionaliteit is voldoende voor eenvoudige processen, maar kent beperkingen zodra je organisatie groeit of meerdere soorten digitale declaraties wil verwerken. Veelvoorkomende uitdagingen zijn:
• Ritregistratie voor via-via routes of meerdere standplaatsen
• Gecombineerde woon-werk en dienstreizen
• Beperkte inzichtelijkheid voor HR en Finance
• Geen automatische steekproefcontroles
Waarom de Dagboekapplicatie van CoreCubes?
De Dagboekapplicatie is ontwikkeld voor organisaties die maximale controle en gebruiksgemak willen bij het declareren in AFAS. Deze geavanceerde declaratiesoftware is volledig geïntegreerd met AFAS Profit en InSite en biedt onder andere:
• Uploaden van bonnen of facturen via desktop én mobiel
• Via-via ritten met tussenstops
• Slimme controles
• Automatische herkenning van bedragen en btw (OCR), ook bij meerdere bonnen tegelijk
• Slimme steekproeven op ingestuurde declaraties
• Meerdere declaratietypes zoals thuiswerkvergoeding, reiskosten, kosten derden
• Koppelingen met AFAS projectadministratie voor nacalculatie en kostenallocatie
• Rapportages voor Finance en HR met exportmogelijkheden
Onkosten declareren in AFAS? Zo eenvoudig werkt het met CoreCubes
Medewerkers werken via de AFAS Insite of mobiele app en volgen slechts enkele stappen:
1. Voeg één of meerdere bonnen toe via foto of pdf-upload
2. CoreCubes leest datum, bedrag, omschrijving en onkostensoort uit de bon
3. Vul toelichting, projectgegevens of kostenplaats in
4. Verstuur de declaratie voor goedkeuring
De app valideert automatisch op verplichtingen en btw-regels. Daarnaast kunnen compliancechecks via steekproeven worden geautomatiseerd, cruciaal bij ISO- of auditverplichtingen.
Compliance & controle
Met de Dagboekapplicatie bepaal jij als organisatie hoe streng je controleert. Dankzij de ingebouwde steekproefmodule stel je zelf in welk percentage van de digitale declaraties extra moet worden gecontroleerd. Zo borg je kwaliteit en voorkom je foutieve boekingen, zonder extra werkdruk.
Declaratiesoftware voor AFAS
Waar AFAS declaratiesoftware vooral geschikt is voor standaardgebruik, biedt CoreCubes een oplossing voor organisaties die:
• Geen overzicht meer hebben over declaratiestromen
• Meerdere standplaatsen en variabele ritten willen afhandelen
• Meer willen dan de standaard met complexere ritten of mobiliteitsbeleid
• Tussenstops willen maken in de ritten
• Medewerkers meer declaratiegemak willen laten ervaren
• Meer grip willen op controles met signaleringen en steekproeven
Conclusie
Werk je met AFAS en wil je meer controle, inzicht én gebruiksgemak in je declaratieproces? Kies dan voor de Dagboekapplicatie van CoreCubes. Deze oplossing combineert intuïtieve gebruikerservaring met krachtige functies zoals OCR, steekproeven en volledige AFAS-integratie.
👉 Benieuwd hoe het werkt? Vraag direct een gratis demo aan.